KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kehadirat
Tuhan YME atas segala rahmat dan hidayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan
Tugas Makalah ini..
Saya sadar bahwa sepenuhnya dalam
penyusunan tugas makalah ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak, untuk itu
dengan segala kerendahan hati saya pada kesempatan ini saya mengucapkan terima
kasih yang sebesar-besarnya telah membimbing saya untuk menyelesaikan
tugas makalah ini .
Dengan segala keterbatasan yang ada
saya menyadari bahwa penulisan tugas makalah ini belum sempurna dan masih
banyak kekurangan, tetapi dibalik segala kekurangan yang ada saya berharap
makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua khususnya saya sendiri . Terima
kasih .
Belilas, 31 Juli 2016
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.........................................................................................................................
DAFTAR ISI........................................................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN....................................................................................................................
A. Latar belakang.................................................................................................................................
B. Rumusan masalah............................................................................................................................
C. Tujuan.............................................................................................................................................
BAB II PEMBAHASAN
A. Definisi sekretaris..........................................................................................................................
B. Peranan sekretaris...........................................................................................................................
C. Tugas-tugas seorang sekretaris......................................................................................................
D. Keterampilan yang sangat penting bagi sekretaris........................................................................
E. Keuntungan Bekerja Sebagai Sekretaris.........................................................................
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan.....................................................................................................................................
B. Saran.................................................................................................................................................
Daftar Pustaka.......................................................................................................................................
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sejak zaman kuno telah ada suatu jabatan juru tulis ,
yaitu seseorang yang pandai menulis dan
tulisannya bagus, untuk mencatat wewenang atau perintah dari seseorang raja
kepada rakyatnya. Pada zaman modern seperti sekarang ini dalam kantor telah
lazim bahwa pejabat pimpinan dari suatu perusahaan , intansi,atau lembaga
lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat,
penyimpanan dokumen-dokumen , atau disebut sebagai sekretaris.
Kadang-kadang juga disebut sebagai sekretaris pribadi(private
secretary) apabila dia menyelenggarakan surat-menyurat secara pribadi atau
rahasia dari pimpianannya. Pimpinan itu adalah pejabat yang resmi dari suatu
perusahaan,instalasi pemerintah,atau sesuatu organisasi lainnya adapun
sekretaris pribadi yang bersangkutan
adalah pegawai yang resmi pula dari organisasi itu,bukan pegawai pribadi
dari pejabat pimpinan itu sebagai
perorangan.
B. Rumusan Masalah
1. Apa definisi sekretaris.
2. Apa saja tugas-tugas, dan peranan sekretaris.G
3. Apa saja keterampilan yang dibutuhkan oleh seorang
sekretaris.
C. Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dalam makalah ini adalah
untuk mengetahui peranan dan tugas-tugas seorang sekretaris, serta untuk memenuhi
tugas yang telah diberikan.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Definisi Sekretaris
“secretary”
itu berasal dari kata perancis kuno “secretaire”yang pada gilirannya
berasal dari bahasa latin, yaitu
1) Secretarium/secretarius artinya seorang pejabat
yang dipercaya menyimpan rahasia
2) secret-us artinya secret(rahasia)
Jadi sekretaris adalah seorang petugas yang diberi
kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian petugas yang menyelenggarakan
surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula
surat-surat rahasia atau bersifat pribadi yang tidak sembarangan disiarkan.
Beberapa
Definisi lain mengenai Sekretaris :
1. Professional
Secretaries International (PSI)
Seorang sekretaris adalah asisten
pimpinan yang meiliki keahlian mengurus kantor, menapilkan kemampuan
menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh
pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang
tugasnya.
2. Betty
Hutchinson dan Carol Milano
Seorang sekretaris adalah seorang professional
yang menampilkan anek macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh
kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.
3. M.
Braum dan Ramon
Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang
kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat,
menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya
yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang
berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban
lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.
4. Drs.
The Liang Gie
Sekretaris adalah seorang petugas yang
pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi
seorang pejabat penting atau organisasi.
5. Drs.
Ig. Wursanto
Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas
membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.
Manajemen sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau organisasi. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris, membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.
Manajemen sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau organisasi. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris, membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.
Jenis-Jenis
Jabatan Sekretaris
Pengelompokan
sekretaris berdasarkan luas lingkup tanggungjawab:
a. Sekretaris
organisasi/executive secretary, yaitu officer manager yang memimpin suatu
sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintahan. Tugasnya adalah:
·
Planning = merencanakan sendiri
rencana organisasinya.
·
Organizing = menyusun sruktur dan
tata kerja organisasi.
·
Actuating = membuat keputusan.
·
Directing = pengarahan.
·
Coordination = koordinasi.
·
Controlling = pengendalian.
Misalnya: sekretaris wilayah daerah di Pemda Tk 1,
sekretaris jenderal di Departemen, sekretaris perusahaan.
b. Sekretaris
pimpinan (private secretary), tangan kanan pimpinan yang bertugas
melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Ciri-cirinya:
·
Tidak mempunyai anak buah.
·
Tidak punya wewenang untuk membuat
keputusan.
·
Bertugas hanya meringankan beban
pimpinannya, dan tidak fokus untuk kepentingan pimpinan karena hanya bersifat
kedinasan.
·
Bekerja hanya untuk satu pimpinan
saja.
c. Sekretaris
pribadi (personal secretary),adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas
kantor untuk membantu kepentingan seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi
ia bukan pegawai atau staf dari perusahaan, dia diangkat dan digaji secara
perseorangan.
Pengelompokan
sekretaris berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja:
a. Sekretaris
Junior, adalah sekretaris yang baru mulai meniti karier sebagai sekretaris.
Ciri-cirinya:
·
Biasanya belum berpengalaman.
·
Masih memerlukan bimbingan.
·
Biasanya adalah mahasiswa yang baru
lulus kuliah.
·
Umumnya ditempatkan sebagai asisten
sekretaris senior agar dapat belajar.
b. Sekretaris
Senior, adalah sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik
karena telah berpengalaman kerja. Ciri-cirinya:
·
Biasanya telah memiliki inisiatif.
·
Mampu bekerja mandiri.
·
Mampu mengatur pekerjaan yang sesuai
prosedur.
·
Lingkup tugas dan tanggung jawab
yang luas serta membutuhkan penangan informasi yang kompleks.
·
Dapat ditempatkan sebagai asisten
top manager.
Pengelompokan sekretaris
berdasarkan spesialisasi dalam pekerjaannya
Sekretaris yang berkonsentrasi di suatu bidang seperti
bidang hukum, medis, teknik, akuntansi dsb.
a. The Legal
Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di bidang hukum).
Sekretaris yang membantu ahli hukum
seperti konsultan hukum, pengacara dan notaris. Ia tidak harus ahli hukum tapi
cuma sebatas membantu pimpinannya yang ahli hukum, tidak menutup kemungkinan ia
lulusan sarjana hukum. Tugasnya: menyusun surat perjanjian, akte, surat kontrak
dsb.
b. The Medical
Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di bidang medis).
Sekretaris yang membantu seorang
dokter atau ahli medis. Ia hanya membantu kesekretariatan medis, bukanlah ahli
medis tapi ada kemungkinan ia memiliki latar belakang sebagai paramedis yang
mempelajari pendidikan kesekretariatan.
c. The
Technical Secretary, (sekretaris yang berkonsultasi di bidang teknik).
Sekretaris yang membantu seorang
insinyur dalam bidang teknik tertentu. Tugas subtantifnya di bidang teknik
arsitek dan teknik social.
d. The
Accounting Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di bidang akuntansi).
Sekretaris yang membantu seorang
akuntan. Sangat baik apabila ia menguasai pengetahuan dasar-dasar akuntansi
untuk memudahkan ia bekerjasama dengan pimpinan ataupun keperluan
korespondensi.
B. Peranan sekretaris
Pada mulanya sekretaris adalah seorang pejabat yang
memperoleh kepercayaan dari pimpinan untuk mengurus hal-hal dan menyimpan
surat-surat yang bersifat rahasia.
Sehingga pengertian sekretaris pada saat ini lebih bersifat ketatausahaan umum. Dan pada saat ini pula ada sekretaris yang memimpin unit oraganisasi besar baik pemeritah maupun di bidang kemasyarakatan.
Sehingga pengertian sekretaris pada saat ini lebih bersifat ketatausahaan umum. Dan pada saat ini pula ada sekretaris yang memimpin unit oraganisasi besar baik pemeritah maupun di bidang kemasyarakatan.
Peranan sekretaris ada 2 macam antara lain sebagai
berikut :
1. Terhadap atasan :
a. Sumber dan filter
informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
b. Assiten/tangan
kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative
sampai human relations.
c. Perantara bagi
pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
d. Alternatif
pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
e. Secret Keeper/pemegang
rahasia pimpinan kaitannya dengan tugas perusahaan.
f. Mediator pimpinan dengan bawahan.
2. Terhadap bawahan/karyawan :
a. Membantu
memberikan motivasi kepada karyawan lain.
b. Mediator antara
bahawan/karyawan dengan pimpinan.
c. Membantu/memfasilitasi
bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
d. Memberikan rasa
puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka
C. Tugas-tugas seorang sekretaris
Tugas sekretaris itu dari segi-segi tata usaha yaitu:
a.
memelihara dokumen-dokumen
b.
menyambungkan atau menerima telepon
c.
mencatat perjanjian-perjanjian dari
kepalanya,atau menyusun risalah-risalah rapat.
Tugas sekretaris tidak dibatasi lagi
dalam bidang tata usaha saja, melainkan cendrung untuk terus menerus meluas.
Dewasa ini menjadi tugas pula bagi sekretaris
untuk mengatur ruang kerja yang baik dan nyaman bagi pimpinannya
,menyiapkan naskah pidato dari kepalanya,menyusun perpustakaan,mengguntingi
berita-berita harian yang diperlukan sampai mengurus perjalanan dan penginapan pemimpinnya ke luar kota.
Bahkan sekretaris itu kini melakukan juga aktifitas-aktifitas manajemen,yaitu
dari perencanaan,pembuatan keputusan,pengarahan,pengoordinasian,pengontrolan
sampai penyempurnaan.
Dengan demikian selain sekretaris
yang berperan semata-mata sebagai seorang pembantu terdapatlah kelompok
sekretaris yang mempunyai fungsi sebagai manajer. Karena berkedudukan sebagai
manajer maka sekretaris yang demikian
itu lalu mempunyai pegawai-pegawai
bawahan. Akhirnya, para pegawai bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya lalu
dilambangkan menjadi sebuah satuan organisasi. Satuan organisasi ini sekarang
lazimnya disebut sekretariat dan dikepalai oleh sekretaris yang berfungsi
sebagai manajer itu .
D. Keterampilan yang sangat penting bagi sekretaris
·
Tata usaha umum : pengetahuan
kearsipan,penggndaan warkat dan perlengkapan kantor lainnya.
·
Bahasa : bicara dan menulis,tata
bahasa dan aturan ejaan.
·
Mesin : berbagai mesin perkantoran
yang lazim.
·
Angka : kemampuan berhitung.
·
Hubungan masyarakat : tehnik-tehnik
yang berhubungan dengan publik yang menimbulkan kesan baik seperti mendengarkan
pembicaraan secara cermat dan bekerja secara efisien.
·
Steno : menulis dengan huruf steno
untuk mencatat dikte atau pembicaraan telepon.
·
Telepone : pemakaian telepone yang
tepat.
·
Pengetikan : pemakaian mesin TIK
yang tangkas.
Syarat –
Syarat Sekretaris Yang Baik
· Personality
:
Diantaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat
menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai bicara, sopan dan bias
menjaga image perusahaannya.
· General
Knowledge :
Memiliki kemampuan memadai terhadap segala
sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan
aktivitas organisasi.
· Special
Knowledge :
Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus
dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
· Skill
and Technic :
Diantaranya meliputi kemampuan mengetik,
korespondensi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan filing.
· Practice
:
Kemampuan melaksanakan tugas sehari – hari
seperti menerima telephone, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda
pimpinan, dll.
E. Keuntungan
Bekerja Sebagai Sekretaris
Sekretaris adalah sebuah profesi
administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada
sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin,
tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau
karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan
komputer dan pengaturan agenda.
Menjadi sekretaris pimpinan
memberikan banyak manfaat bagi sekretaris. Sekretaris dapat belajar banyak dari
pimpinan tentang gaya kepemimpinan, gaya manajemen, cara mengelola bisnis dan
lainnya. Beberapa keuntungan menjadi sekretaris adalah:
a.
Keanekaragaman Tugas
Pekerjaan sekretaris sangat bervariasi, sekretaris
termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya:
- Tugas Administrasi:
§
Korespondensi,
§
Mengambil dan menyalin dikte dari
pimpinan,
§
Mengurus surat masuk dan surat
keluar,
§
Travel Arrangements,
§
Organize meeting, Making
appointments,
§
Handling all confidential matters.
- Tugas Receptionist:
§
Menerima dan menjawab telepon, mencatat
pesan-pesan lewat telepon,
§
Menerima dan melayani tamu baik yang
diharapkan maupun yang tidak diharapkan,
§
Mencatat janji-janji untuk pimpinan,
- Tugas Keuangan:
§
Mengurus keuangan pribadi pimpinan
dengan bank,
§
Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan,
§
Membuat dan mengelola kas kecil
(petty cash),
§
Membuat laporan perjalanan dinas
pimpinan
- Lain-lain:
§
Personal matters,
§
Monitoring and procuring order.
Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain
sebagainya,
§
Menterjemahkan,
§
General Affair duties, Contohnya :
menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan
siang. Keanekaragaman pekerjaan
sekretaris membuat pekerjaan sekretaris tidak membosankan.
b. Penghasilan
Memadai.
Pada era globalisasi ini, para
eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran
seorang sekretaris menjadi semakin penting. Karena itulah pada umumnya
sekretaris mendapatkan gaji yang cukup menarik dibandingkan dengan profesi
lain.
c. Menambah
Keterampilan dan Keahlian.
Menjadi sekretaris akan menambah
keterampilan dan keahlian yang dapat menunjang pekerjaannya keterampilan dan
keahlian tersebut meliputi:
o
Mampu menyusun laporan dan
berkorespondensi,
o
Mampu menggunakan Bahasa Indonesia
dan Bahasa Asing lainnya,
o
Teknik tata penyimpanan arsip,
o
Teknik berkomunikasi dengan telepon,
o
Menulis cepat dengan steno, Teknik
mengetik surat
d. Promosi.
Posisi sekretaris tidak pernah
berakhir. Banyak sekretaris handal yang berhasil meraih posisi menjadi manager,
semua ini berkat kedekatan tugas sekretaris dengan pimpinannya sehingga ia
dapat meminta ilmu dan pengalaman dari pimpinannya. Pimpinan yang mengetahui
ketangkasan sekretarisnya tentu akan mendelegasikan wewenang untuk melaksanakan
tugas-tugas bersifat manajerial kepada sekretarisnya, dengan catatan sekretaris
mampu melaksanakannya. Seringkali sekretaris bertindak sebagai supervisor dan
mengatur pekerjaan orang lain.
e. Pentingnya
Sekretaris.
o
Sekretaris turut memberi andil bagi
keberhasilan tugas pimpinan dan organisasi secara keseluruhan sehingga akan
mendapatkan kepuasan dalam bekerja. Peranan seorang sekretaris adalah sebagai
assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam
perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan
pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan
seorang sekretaris yang professional.
o
Seorang sekretaris profesional dapat
dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus
sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai
pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan
peran pendukung.
o
Sekretaris profesional startegis
dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara
jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam
maupun ke luar
o
Sekretaris profesional teknis dapat
meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris sekretaris profesional yang
menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat
membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik.
Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun
akan semakin internsif.
o
Sekretaris profesional pendukung
dapat memberikan contoh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat
dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing).
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Jadi sekretaris adalah seorang petugas yang diberikan
kepercayaan untuk menyimpan rahasia didalam sebuah perusahaan baik itu
menyangkut data-data penting perusahaan
dan melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris dengan baik di perusahaan tersebut.
Sekretaris juga dikatakan sebagai perantara
pimpinannya.
Apabila ada pihak-pihak yang mau berurusan dengan
pimpinan , pihak-pihak tersebut harus berhubungan melaui sekretaris terlebih
dahulu . karena sekretaris itu bisa dikatakan sebagai tangan kanannya seorang
pemimpin dalam sebuah perusahaan.
B. Saran
Jadilah seorang sekretaris yang bertanggung jawab baik
itu terhadap atasannya maupun bawahannya dan tugas-tugasnya pula. Seorang
sekretaris juga harus pandai-pandai untuk memanaj situasi yang ada di
perusahaan tersebut .
DAFTAR PUSTAKA
http://susilawati.wordpress.com/2007/09/26/sekretaris-dalam-era-global/
http://mayamarlin.blog.friendster.com/2008/10/upaya-pengembangankiat-meng-upgrade-sekretaris-profesional/
http://mayamarlin.blog.friendster.com/2008/10/upaya-pengembangankiat-meng-upgrade-sekretaris-profesional/
